Gestion des dépenses professionnelles pour les entreprises françaises — notes de frais, justificatifs lus par OCR, avances, indemnités de déplacement, cartes affaires et export comptable, dans une seule plateforme.
4expenses est une plateforme de gestion des dépenses professionnelles, partie de l'écosystème 4b2b aux côtés de 4invoices.net (facturation), 4notify.net (notifications SMS/Email/WhatsApp) et 4hosting.net (hébergement). Nous aidons les entreprises françaises à combler l'écart entre le moment où un collaborateur paie quelque chose et celui où la dépense arrive correctement en comptabilité : le justificatif est photographié sur place, l'OCR lit le fournisseur, la date, le montant et la TVA, la note de frais part en validation avec le budget sous les yeux, et le lot validé s'exporte avec les comptes et les pièces jointes. La différence avec une note de frais sur papier ou dans Excel : le travail répétitif — ressaisir les montants, calculer les indemnités kilométriques et de repas, relancer les avances non justifiées, rapprocher les opérations de carte des justificatifs — est automatisé, et la direction financière voit les dépenses en temps réel, pas à la clôture du mois.
Chaque dépense est visible en temps réel : consommation du budget par service et par projet, avances ouvertes avec leur ancienneté, notes de frais en attente de validation et opérations de carte sans justificatif. Aucun coût caché — le prix mensuel est fixe, par utilisateur actif.
La politique de frais, les barèmes et l'obligation de justificatif s'appliquent au moment où la note est créée, pas au moment du refus. Dépasser une règle reste possible, mais devient une exception assumée par une personne identifiée et tracée dans le journal d'audit.
L'OCR lit les pièces et signale explicitement les champs dont il n'est pas sûr, et le rapprochement des cartes ferme seul les correspondances évidentes. Les décisions qui comptent — valider un dépassement de budget, qualifier une dépense atypique — restent celles d'une personne.
4expenses est construit par une équipe mixte de spécialistes financiers et comptables et d'ingénieurs logiciels. L'entreprise a son siège à Bucarest et sert des clients dans toute l'Europe. Chaque compte bénéficie d'un spécialiste de déploiement dédié, qui vous aide à définir les catégories de dépenses, les centres de coûts, les plafonds et les schémas d'export vers la comptabilité.
Les justificatifs déposés peuvent contenir des données personnelles : ils sont traités conformément au RGPD. Rôles et permissions granulaires (collaborateur, manager valideur, direction financière, cabinet comptable externe), journal d'audit des accès et des modifications, règles de conservation par type de pièce. La numérisation et l'archivage suivent les exigences de valeur probante, et l'export conserve les mentions nécessaires à la TVA récupérable. Hébergement dans l'Union européenne.
4expenses n'est pas une application isolée. Les dépenses validées partent en comptabilité, les factures reçues se rattachent à 4invoices.net, l'affectation aux projets se recoupe avec 4myprojects.net, et les notifications aux collaborateurs et aux valideurs passent par 4notify.net. Le même compte, la même facture.
Nous définissons ensemble les catégories de dépenses, les centres de coûts, les plafonds et le circuit de validation, puis nous connectons l'export comptable. Votre spécialiste de déploiement dédié vous contacte sous 24h.
