Scanare bonuri cu OCR

Fotografiezi bonul sau factura, iar aplicația citește furnizorul, data, suma totală, TVA-ul și CUI-ul — fără tastare manuală și fără greșeli de transcriere.

Introducerea manuală a bonurilor este partea cea mai costisitoare și cea mai predispusă la erori din tot procesul de decontare: cifre inversate, TVA calculat greșit, furnizori scriși în trei feluri diferite. Motorul OCR din 4expenses citește documentul din fotografie și completează câmpurile notei de cheltuieli: denumirea furnizorului, CUI-ul, data, numărul documentului, valoarea totală, baza de impozitare și TVA-ul pe cote. Angajatul doar confirmă. Ce nu poate fi citit cu încredere este marcat clar pentru verificare, astfel încât nicio valoare incertă să nu ajungă tăcut în contabilitate.

Extragere automată: furnizor, CUI, dată, număr document, total, bază și TVA pe cote.
Recunoașterea bonurilor fiscale românești și a facturilor în format PDF sau imagine.
Marcarea câmpurilor citite cu încredere scăzută, pentru verificare umană țintită.
Import în lot: încarci mai multe documente odată și obții câte o notă pentru fiecare.
Preluarea facturilor primite pe e-mail, fără descărcare și reîncărcare manuală.
Normalizarea furnizorilor: același partener nu mai apare scris în cinci variante.
Detectarea duplicatelor pe baza combinației furnizor + dată + sumă.
Documentul original rămâne atașat notei, ca dovadă a ceea ce s-a citit.

De ce contează calitatea extragerii, nu doar existența OCR-ului

Un OCR care citește 80% din câmpuri corect nu economisește timp — creează muncă de verificare pentru fiecare document. Diferența o face tratarea explicită a incertitudinii: 4expenses nu doar completează câmpurile, ci marchează pe fiecare cât de sigur este rezultatul. Câmpurile sigure trec mai departe fără intervenție; cele nesigure sunt evidențiate și cer o confirmare de o secundă. Astfel efortul uman se concentrează exact acolo unde e necesar, în loc să se împrăștie pe recitirea întregului document.

TVA citit pe cote, nu ca o singură sumă

Un bon de la un magazin mixt conține de regulă produse cu cote diferite de TVA. Dacă sistemul extrage doar totalul, contabilul trebuie oricum să deschidă documentul. 4expenses citește defalcarea pe cote acolo unde bonul o afișează și o transmite mai departe în export, ceea ce scurtează sensibil munca de înregistrare și reduce erorile la deducerea TVA-ului.

Bonuri termice, fotografii strâmbe, lumină proastă

Documentele reale nu arată ca în demo. Bonurile termice se estompează, fotografiile sunt făcute în mașină sau pe o masă de restaurant, unele documente sunt mototolite. Aplicația corectează perspectiva, crește contrastul și decupează documentul din fundal înainte de citire. Când documentul este totuși ilizibil, angajatul primește imediat feedback să refacă fotografia — în momentul în care încă are bonul în mână, nu peste trei săptămâni.

Datele extrase, dar și documentul original

Extragerea automată nu înlocuiește documentul justificativ: imaginea originală rămâne atașată notei, cu data și ora încărcării. La un control sau la un audit intern se poate compara oricând valoarea înregistrată cu documentul de la care a pornit, iar istoricul arată dacă un câmp a fost corectat manual după citire, de cine și când.

Rechtliche Verweise

Legea nr. 82/1991 — Legea contabilității, art. 6 (documentul justificativ)
OMFP nr. 2634/2015 — documentele financiar-contabile
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, titlul VII (TVA, condiții de deducere)
OUG nr. 28/1999 — aparatele de marcat electronice fiscale (elementele bonului fiscal)

Häufige Fragen

Ce documente poate citi motorul OCR?

Bonuri fiscale românești, facturi în format PDF sau imagine, chitanțe și tichete de transport. Pentru facturile primite electronic, datele sunt preluate din fișier, ceea ce dă cea mai bună acuratețe.

Ce se întâmplă dacă OCR-ul citește greșit o sumă?

Câmpurile cu încredere scăzută sunt marcate vizual și cer confirmare înainte ca nota să poată fi trimisă. Orice corecție manuală rămâne în istoricul notei, alături de valoarea citită inițial, astfel încât diferența să fie auditabilă.

Pot încărca mai multe bonuri deodată?

Da, importul în lot creează câte o notă separată pentru fiecare document recunoscut. E util pentru angajații care adună bonuri pe durata unei deplasări și le încarcă la întoarcere.

Datele de pe bonuri sunt prelucrate conform GDPR?

Documentele pot conține date personale, deci sunt tratate ca atare: acces pe roluri, jurnal de audit al accesărilor și politici de retenție configurabile pe tip de document.

Funcționează OCR-ul și pentru documente în altă limbă?

Da, pentru documentele uzuale din deplasările externe. Acuratețea este cea mai bună pe documentele românești și pe facturile structurate; pentru restul, câmpurile incerte sunt marcate pentru verificare.