Spesenabrechnung für Unternehmen: vom Beleg bis zur Buchung

Belege werden unterwegs fotografiert und laufen einzeln durch die Freigabe, statt am Monatsende als Stapel anzukommen. Nach der Freigabe steht der Erstattungsbetrag bereits fest, und der Abschluss besteht darin, den freigegebenen Stapel zu sperren und zu exportieren. Der messbare Unterschied liegt nicht im Papier, sondern im Zeitpunkt: die Ausgaben eines Monats sind wenige Tage nach Monatsende bekannt — und nicht erst dann, wenn der letzte Beleg im Büro eintrifft.

Die Kosten neben Fahrt, Unterkunft und Verpflegung: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, geschäftliche Telefon- und Internetkosten, Straßenbenutzung und Parkplatz, Schadensbeseitigung infolge eines Verkehrsunfalls — allerdings nur, wenn die damit verbundenen Fahrtkosten selbst als Reisekosten anzusetzen sind — und der Verlust beruflich mitgenommener Gegenstände, wenn sie auf der Reise verwendet werden mussten und der Verlust auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht, bewertet zum Zeitpunkt des Verlustes. Maßgeblich sind R 9.8 LStR in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 25.11.2020. Nicht dazu zählen Kosten der privaten Lebensführung — Zeitungen, Minibar, Pay-TV — sowie Verwarnungs- und Bußgelder und der Verlust von Bargeld oder Schmuck. Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschale: sie werden in tatsächlicher Höhe angesetzt, und die Erstattung durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht übersteigt. Die Belege legt die reisende Person vor, und der Arbeitgeber bewahrt sie als Belege zum Lohnkonto auf — genau deshalb führt 4expenses sie als eigene Kategorien mit Belegpflicht statt in einer Sammelzeile „Sonstiges“.

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist die Verpflegungspauschale auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Entscheidend ist zunächst, ob die Frist überhaupt läuft: nach der Verwaltungsauffassung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020) beginnt sie erst, wenn die Tätigkeit an mindestens drei Tagen in der Woche an demselben Ort stattfindet — bei einem oder zwei Tagen pro Woche greift sie nicht. Ab dem vierten Monat entfällt nicht nur der Werbungskostenabzug, sondern auch die steuerfreie Erstattung, weil § 3 Nr. 16 EStG nur so weit trägt, wie die Pauschale abziehbar ist. Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten bleiben davon unberührt; bei Übernachtungen greift allerdings nach 48 Monaten am selben Ort eine eigene Grenze von 1.000 Euro im Monat (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, unabhängig vom Grund (Satz 7). 4expenses rechnet mit den Sätzen aus Ihren Einstellungen; ob eine Tätigkeit die Frist erreicht hat, beurteilen Sie oder Ihre Lohnabrechnung — diese Prüfung ist nicht automatisiert.

Nur auf der Arbeitgeberseite. Der Arbeitgeber darf für jede Übernachtung im Inland ohne Einzelnachweis 20 Euro steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 Satz 1 LStR) — nicht jedoch, wenn die Unterkunft vom Arbeitgeber oder einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Als Werbungskosten können Beschäftigte dagegen keine Pauschale ansetzen, sondern nur die tatsächlichen Kosten. Diese Ungleichbehandlung ist die häufigste Fehlerquelle bei Übernachtungskosten, und sie ist der Grund, warum die Kategorie in 4expenses zwischen Pauschale und Einzelnachweis unterscheidet.

An der ersten Tätigkeitsstätte. Der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte läuft über die Entfernungspauschale: einmal je Arbeitstag, nur die einfache Entfernung, unabhängig vom Verkehrsmittel — seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, geändert durch das Steueränderungsgesetz 2025; vorher 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer). Sie ist auf 4.500 Euro im Kalenderjahr begrenzt, außer bei Nutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens. Dort gibt es keine Verpflegungspauschale und keine Reisenebenkosten. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist dagegen eine Auswärtstätigkeit und wird als Reise abgerechnet — mit tatsächlich gefahrenen Kilometern, Verpflegungspauschale und Reisenebenkosten. Achtung, zwei Zahlen die oft verwechselt werden: der Kilometersatz von 0,30 Euro für die Dienstreise mit dem privaten Pkw (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG) ist NICHT die Entfernungspauschale — er gilt je tatsächlich gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg. Eine Abrechnung, die beide Regime mischt, ist der klassische Beanstandungspunkt in der Lohnsteuer-Außenprüfung.

Für Buchungsbelege — und darunter fallen die Belege einer Spesenabrechnung — sind es seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz); die Verkürzung gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO auch für Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz bleiben bei zehn Jahren, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung nicht — dort bleiben es zehn Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), und sie läuft weiter, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Beratungspraxis wird trotzdem häufig einheitlich mit zehn Jahren gearbeitet, weil daneben andere Normen greifen — deshalb ist die Aufbewahrungsdauer in 4expenses eine Einstellung und keine feste Zahl.

„Reisekostenabrechnung“ meint eng die Kosten einer Dienstreise: Fahrt, Unterkunft, Verpflegungspauschale, Reisenebenkosten. „Spesenabrechnung“ wird im Alltag weiter gefasst und umfasst auch Ausgaben ohne Reise — Bewirtung, Büromaterial, Fachliteratur, Software. In 4expenses ist beides derselbe Vorgang; der Unterschied liegt in der Kategorie und darin, ob eine Reise mit Zeiten hinterlegt ist.

Mit dem Sperren des Exportstapels erreichen die enthaltenen Abrechnungen einen Endzustand und lassen sich nicht mehr bearbeiten. Endgültig bleibt das, solange der Stapel nicht ausdrücklich storniert wird — eine Stornierung gibt die Abrechnungen wieder frei und ist selbst ein nachvollziehbarer Vorgang. Korrekturen laufen danach über einen neuen Vorgang, nicht durch stilles Überschreiben des alten.